Jak zapewnić obieg dokumentów w firmie?

komputer
Obieg dokumentów w naszej spółce to kwestia priorytetowa. Od narzucenia systemu i kontroli warto by zabierać się za kwestię obiegu danych w administracji całego przedsiębiorstwa. Ponadto, w celu uporządkowania, nie tylko dokumentów papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zapewnić firmie program do zarządzania dokumentami, np. MS Sharepoint.

komputer
Autor: www.sxc.hu
Źródło: www.sxc.hu

Jako jedną z pierwszych czynności powinniśmy przedyskutować jasny i przejrzysty dla pracowników model zarządzania dokumentami. Do wyboru jest kilka sprawdzonych rozwiązań, sprawdzonych od lat w praktyce. Można, w przypadku chociażby nienormatywnego przydziału prac, skorzystać z własnych rozwiązań. Istotnym jest, aby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich zrozumiałe, tak, aby wszystko odbywało się szybko i jak najefektywniej. Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy z nich odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niekolizyjny i płynny obieg dokumentów. Drugi z systemów kancelaryjnych wybierany jest zawsze w instytucjach pożytku publicznego i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. MS Sharepointa) wykorzystuje segregację i opisy ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych podaniach. Ważna jest ich precyzyjna segregacja – tak, aby łatwo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który dopuszcza najróżniejsze wariacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawnie.

Dodatkowo dostępne jest pewne ulepszenie w przepływie, a co najważniejsze, przechowywaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą elektroniczną ogranicza czas oczekiwania pomiędzy kolejnymi zainteresowanymi do minimum. Zwykle w tym celu wykorzystuje się specjalistyczny program do zarządzania dokumentami. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest MS Sharepoint.

Comments are closed.

BizStudio by Sketch Themes