Na czym polega przeprowadzanie optymalizacji procesów w biznesie? Jakiego typu metody są najbardziej odpowiednie?
Coraz częściej spotkać się można z kategorią modelowania procesów biznesowych w odniesieniu do optymalizacji. W tej dziedzinie pojawiają się też pytania o symulacje. W rzeczywistości powstaje w tej kwestii wiele odpowiednich i niedobrych pomysłów, aby jednakże wszystko dobrze się potoczyło powinniśmy sobie faktycznie odpowiedzieć na pytanie, jakiego typu to jest optymalizacja procesów, co w danym momencie optymalizujemy. Czy jest to wewnętrzna strategia firmy a może wydajność w określonej sytuacji?
Optymalizacja może odnosić się do dwóch poziomów. Pierwszy z nich odpowiada na pytanie, po co jest robiona, natomiast drugi jak powinniśmy to wykonać, aby było prawidłowo. Drugi pułap jest niżej niż pierwszy, ponieważ jest to bardziej skrupulatne ujęcie problemu. Początkowo jednak powinniśmy optymalizować celowość praw, szczególnie to, czy każdy etap rzeczywiście czemuś służy. Na tym etapie optymalizowane są procesy biznesowe, natomiast jak się upewnimy, iż dobrze funkcjonuje logika tego rodzaju procesów, to przeanalizować należy poszczególne prace, czy czynności oraz zadania i zastanawiamy się czy ich efektywność jest rzeczywiście najlepsza, czy jednak coś można ulepszyć.
Są różnorodne metody na tego rodzaju działanie. Pierwsza z metod odnosi się do opracowania najbardziej odpowiedniego scenariusza wykonania zadania, jakie czynimy jedynym dopuszczalnym. Jedna procedura powinna definiować pracę jednej osoby, metodą opisu może być diagram, lecz najlepiej jest użyć punktowanej listy, gdyż tego rodzaju procedura powinna być czytelna oraz przystępna dla tej osoby. Tego typu praca musi być całkowicie przewidywalna. Inną metodą jest pokonanie problemu efektywności tam, gdzie warunki pracy ulegają zmianie w zależności od pory dnia, sezonu a także koniunktury.
W tej okoliczności mamy np. zespół i jego kierownika. Rolą kierownika jest podjęcie decyzji o obciążeniu pracą członków zespołu i nadzorowanie wykonywania reguł biznesowych. W chwilach, które nie są objęte regułami, kierownik powinien podjąć decyzję albo będzie eskalować kłopot do przełożonego. Wszystko jest zależne od tego, jakiego typu taki kierownik ma uprawnienia oraz co może w ostateczności zrobić. Od tego jest zależne jak cała sytuacja się rozwinie i jakie będą wyniki.
