Obieg dokumentów w firmie – czym jest i czy należy go wprowadzić. Analizujemy

Dokumenty
Nim przejdziemy do kwestii zapoczątkowania elektronicznego obiegu dokumentów w organizacji, odpowiedzmy sobie na pytanie, na czym tak właściwie ten system polega i jakie przynosi korzyści. Elektroniczny system obiegu dokumentów to, w skrócie rzecz ujmując, mechanizm służący wymianie informacji w organizacji, z tą różnicą, że obieg ten odbywa się, inaczej niż w przypadku zwyczajowej formy za pomocą dokumentów papierowych, lecz z użyciem dedykowanego programu komputerowego.

Każdy papierowy dokument – (wiza do indii), który tworzony był w obiegu klasycznego rodzaju, w takim wypadku wytwarzany jest cyfrowo, a wszyscy pracownicy, którzy potencjalnie są z poruszanym w dokumencie tematem związani uzyskują do niego stały dostęp. W przypadku, gdy jakikolwiek z nich wprowadza poprawki do takiego dokumentu – wszystkie pozostałe osoby zaraz po zapisaniu zmian są o tym informowane.

W zależności od użytkowanego programu komputerowego – mogą widzieć również historię modyfikacji i dokładnie sprecyzowane informacje w którym momencie i przez którego uczestnika projektu były wprowadzone. Według badań, które zostały przeprowadzane w wielu organizacjach – ta forma wymiany informacji pozwala na znaczącą oszczędność czasu i pieniędzy. Mało tego – jest niezwykle skuteczna w określaniu odpowiedzialności, patrząc na wysoką sprawdzalność wykonywania obowiązków przez przypisanych do powierzonego zadania pracowników.

Co jednak w wypadku, gdy do struktury korzystającej już z komputerowego obiegu dokumentów trafi z poza tej organizacji dokument w papierowej formie? Wbrew pozorom, w zupełności nie zaburza to działania systemu. Wystarczy taki papier zeskanować, wprowadzić do systemu i dopisać do niego jednostki odpowiedzialne oraz działania, których wymaga. Zwykle również termin ich realizacji. Jest to przecież prostsza i znacznie bardziej komfortowa droga – niż działania stosowane tradycyjnie.

Comments are closed.

BizStudio by Sketch Themes