Jakim sposobem można dzisiaj zapewnić sobie porządek w dokumentach oraz prościej go utrzymać w przyszłości?

dokumenty podatkowe
Zwyczajny Kowalski, szczególnie jeśli jest właścicielem swojej firmy, posiada dużo dokumentów, powiązanych między innymi z kwestiami bankowymi czy urzędowymi. Część z nich jest dosyć ważna, tym samym nie można ich zgubić. Utrzymanie porządku w dokumentach niestety nie zawsze jest łatwym zadaniem. O czym w takim przypadku przede wszystkim należy pamiętać?

szafka na dokumenty
Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Priorytetowe znaczenie ma regularne sprawdzanie dokumentów. Im dłużej się to odkłada, tym poukładanie wszystkich pism jest dużo trudniejsze. Warto raz na miesiąc albo dwa przejrzeć wszystkie posiadane dokumenty i pozbyć się tych, jakie nie są już potrzebne. Takie brakowanie dokumentów to bardzo istotna czynność, szczególnie w firmach, w których ich liczba jest duża. Oczywiście, należy pamiętać że dokumentów nie można wyrzucać, ponieważ niekiedy znajdują się na nich istotne informacje, które mogłyby zostać w niewłaściwy sposób wykorzystane przez osoby nieupoważnione. Wszystkie dokumenty (zobacz również instrukcję – instrukcje bhp) trzeba dobrze podrzeć bądź pociąć. Utylizacja dokumentów niekiedy zajmuje dużo czasu, toteż firmy bardzo często decydują się na zakupienie profesjonalnych niszczarek, które upraszczają to zadanie. Organizując porządki w dokumentach, wskazane jest zaopatrzyć się w kilka przydatnych akcesoriów, takich jak przykładowo segregatory i foliowe koszulki, do których będzie się wkładało poszczególne kartki. Segregatory można podpisać, żeby wiedzieć, które dokumenty się w nich znajdują. Świetnym rozwiązaniem są również kolorowe karteczki – strona www| -, na których będzie się zapisywało istotne informacje. Nie można odkładać uporządkowania dokumentacji na później – przenieś się tutaj.

segregatory z dokumentami
Autor: osseous
Źródło: http://www.flickr.com
Brak porządku może okazać się negatywny w skutkach, gdy w problematycznej sytuacji będzie się szukało istotnych pism albo zaświadczeń, a ich odnalezienie w bałaganie potrzebuje dużo czasu. Na dodatek, jeśli raz już uporządkuje się własne dokumenty, trzeba starać się ten porządek utrzymać i kolejne dokumenty wkładać do wybranych koszulek oraz segregatorów. Tym sposobem, zaoszczędzi się sobie pracy w przyszłości. Nieprzydatnych dokumentów z kolei nie należy przechowywać bez celu, tylko jak najszybciej powinno się je dokładnie niszczyć.

Powiązany artykuł – Destroy & Recycling

Comments are closed.

BizStudio by Sketch Themes